Biten bir yılı doğru ve net sonuçlarla kapatabilmek ve yeni bir yıla sağlıklı verilerle girebilmek için envanter veya sayımın son derece dikkatle yapılması çok önemlidir.    Özellikle ülkemizde bağımsız denetimin de yaygınlaşmaya başlaması ve BOBİ FRS uygulanmasıyla  sayımlar daha da önemli hale gelmiştir.   

 ENVANTER:

         Envanter veya kısaca Türkçe ismi ile sayım yapılması, en önemli yıl sonu işlemlerindendir.  Türk Vergi Usul Kanununda 258 madde  ve devamı değerleme ve envanter konusunu içerir.

         İmalat ve ticaret işlemlerinde yıl içinde birçok mal giriş çıkışı olur,  imal edilen ve satılan mallar bulunur.  Bütün bu faaliyetler esnasında, işletmeler ne kadar dikkatli ve hassas bir sistem kurarsa kursun  yine de kırılan-bozulan-kaybolan bir takım kıymetler olur. Bu sebeple işletmenin 31 Aralık tarihindeki statik mevcutlarının tesbiti gerekir.  Böyle bir tesbit ise sayımlar ve  yapılacak mutabakatlarla olur.

Sayım nasıl yapılır?

1. Önce sayılacak kıymetler tesbit edilir. Bunlar hammaddeler, yarı mamuller, mallar, işletme malzemeleri, sabit kıymetler, nakitler, kıymetli evraklar ve benzerleridir.
2. Sayılacak kıymetlerin cinslerine göre sayım ekipleri hazırlanır. Sayım ekipleri bizim tecrübelerimize göre 3 kişiden az olmamalıdır. 
   Ekiplerin kurulmasında bir ekipbaşı, bir sayıcı ve bir yazıcının olmasına dikkat edilir. Ekip              elemanlarından en az biri sayılacak malı tanımalıdır.

1. Sayım başlamadan önce ekipler ambarları ve işletmeyi dolaşıp işin nasıl yapılacağını ve ne kadar süreceğini planlamalıdır.
    
2. Sayımdan önce ekiplerin sayım yaptıkları kıymetleri  işaretlemesi ve hataya düşmemeleri için “SAYIM YAPILDI” yazılı formların hazırlanması tavsiye edilir.

1. Sayım günü ekipler “SAYIM DEFTER” veya “FORMLARINI” alarak sayıma başlarlar. Ekipten bir kişi kıymetin ismini, parti numarasını, miktarını okur, ikinci kişi deftere yazar, üçüncü kişi ise “sayım yapıldı” kağıtlarını yerleştirir.

1. Sayım bittikten sonra sayım amirinin başkanlığında ekipler sayımı yapılan bölgeyi bir daha kontrol ederek herhangi bir unutma veya  yanılma ihtimalini önler.

1. Sayım bitiminden sonra “SAYIM DEFTERLERİ” değerleme, anbar kayıtları ile karşılaştırma ve yıl sonu muhasebe işlemleri için imza karşılığı  muhasebeye teslim edilir.

1. Muhasebe servisi bilgisayar desteği ile  “SAYIM DEFTERLERİNDEKİ” rakamları tesbit ve vergi usul kanununa göre değerleme yapar.  (Bağımsız denetimde değerleme bağımsız denetim esaslarına göre yapılır. )
    
2. Daha sonra SAYIM DEFTERLERİ ile rakamlandırılmış sayım sonuçları muhakkak ciltlettirilirek veya dosyalanarak arşive kaldırılıp saklanmalıdır.

10- Buraya kadar klasik sayımı anlattık, oysa artık BARKOD var. Barkodla sayımlar daha kısa sürede ve daha düzenli olarak yapılabilir.

11- Teknolojik gelişmeler, barkod uygulamaları ve MRP gibi sistemler kullanımı sonucu bazı firmalar, nasıl olsa sayım sonuçları ve teknolojik kayıtlar aynı olur, sayım sonucu = bilgisayar kayıtlarıdır diye düşünmekte ise de  bu düşünce kesinlikle yanlıştır. Muhasebe ve bilgisayardaki sonuçlar ile sayım sonuçları arasında farklar olabilir. Bu sebeple firmalar, sayım yapmalı ve muhasebe ve bilgisayar kayıtları ile karşılaştırmalı, buna göre sarfları, muhasebe kayıtları ve maliyetlerini düzenlemelidir.

 Teknoloji, siz yürütebiliyorsanız, gerekli kontrolleri yapıyorsanız iyidir, teknolojik bilgi akışında aksaklık olursa, elde edilen bütün bilgiler yanlış olur ve sonuçlar da yanlış çıkar. Bu unutulmamalı ve sayım yapılmalıdır.

12. Yeni bir bilgisayar programı alınmışsa, bir takım hatalar olabilir. Buna dikkat edilmelidir.

Sayım işlemi yukarıda sayılan kıymetlere göre nasıl yapılır?

         a) Hammadde, yarı mamul ve mamul maddeler ile işletme malzemeleri:  Her kalemin cinsi, miktarı, parti veya kod numarası, ambalaj şekli sayım listesine kaydedilir. Özellikle yarı mamullerin hangi safhada tamamlanmış olduğu, az hareket gören, hasarlı, değeri düşük veya konsinye mallar çok doğru olarak tesbit edilmelidir.

         b) Kasa: Çek, senet ve döviz kasalarında bulunan kıymetler tek tek veya kupürleri belirtilerek kaydedilir.

         c) Senetler: Borçlusu, vadesi, tutarı belirtilerek sayılır, kaydedilir.

d) Makineler: Her bir makinenin cinsi, modeli bulunduğu bölüm, çalışıp çalışmadığı gibi hususlar tesbit edilip kaydedilir.

         e) Demirbaşlar: Her birinin cinsi, modeli, miktarı, kullanılır durumda olup olmadığı tesbit edilir. Gerekli olanlar kayıtlardan silinmek üzere hurda demirbaşlar olarak kaydedilir.

BAĞIMSIZ DENETİMDE SAYIM:

 Sayım esasları yukarıda belirtilenlerle aynı olmakla beraber, BAĞIMSIZ DENETİME TABİ FİRMALARDA  kesinlikle bağımsız denetçiler de sayımda bulunmalıdır. Sayımda bulunmak ve sayım tutanakları gerek tam tasdik ve gerekse de bağımsız denetim için gerekli kanıtlardandır.  Çalışma kağıtları, sayıma başlama ve bitiş tutanakları yapılmalı, imzalar ve bilgiler tam olmalıdır.

      Sayımdan önce firma yetkilileri ile görüşülmeli ve sayımın önemi ve sayım için Bağımsız Denetçinin istekleri tek tek firma yetkililerine bildirilmeli ve doğru bir sayım için hazırlıkların tam olarak yapılması sağlanmalıdır.

Bağımsız Denetçi, Sayımda  stokların tam ve doğru olduğunu, kayıtlardan fiziki stoklara ve fiziki stoklardan kayıtlara giderek kontrol etmelidir.  Bağımsız denetçi uygulamaları da gözden geçirmelidir. Sayımla ilgili çalışma kağıtları tam ve doğru olarak hazırlanmalıdır.

         Sağlıklı bir sayım yapıldıktan sonra değerleme işlemleri mali müşavir veya Yeminli Mali Müşavir kontrolü altında muhasebe servisi tarafından yapılır.