06.10.2009, Bursa

İşçi Özlük Dosyasının Düzenlenmesi:

   Son zamanlarda mevzuatta yapılan bir çok çalışmalardan sonra her türlü işlem önem arzetmeye başlamıştır. Sizlere basit gibi gelecek ama sayın okuyucularım, işçi özlük dosyası düzenlenmesi de böyle basit fakat önemli konulardan biridir. Bu konuda firmamızca yapılan bir çalışmayı aşağıda bilgilerinize sunmak istiyorum.

   Bu çalışmamızla ilgili olarak şunu da eklemek isterim. İşçi özlük dosyasının belirli bir şekli yoktur, yine yasada aşağıda saydıklarımız veya kendimize göre düzenlediklerimiz bizim sıraladığımız gibi belirtilmemiştir. Her firmada bu özlük dosyalarında bulunacak evrak, daha değişik şekilde olabilir, biz çalışmamızda kendimize göre  bir özlük dosyasında bulunacakları belirtmek istedik.

   4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesine göre, İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

  İşçi Özlük Dosyasında Bulundurulması Gereken Belgeler:

-İşe Giriş Başvuru Formu  veya Dilekçesi

- Nüfus Cüzdan fotokopisi. (T.C kimlik/vergi kimlik numarası)

- ikametgâh ilmühaberi

-Mezun olduğu okul diploma fotokopisi

-ihtisas sahibi olduğu işlere ait sertifika fotokopisi

- İş Sözleşmesi (Belirli sür. iş sözleş. olması zorunlu, Belirsiz Süreli İş Sözleşmesi

zorunlu değildir)

-sağlık raporu

-özel indirim dilekçesi

-özürlü işçi ise  sakatlık raporu fotokopisi

-sakatlık indiriminden faydalanabilmesi için ilgili vergi dairesi başkanlığından alınan yazı

-SGK işe giriş bildirgesi, vesikalık fotoğraf, kan grubu kartı, aile bildirim formu,

- Cumhuriyet Başsavcılığı’ndan alınacak adli sicil kaydı,.

-Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi (eşin ve  çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri),

-Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler,

-Özürlü ,Eski Hükümlü,Terör Mağduru İse T.İşkurumu’na Müracaat Kayıt Evrakı

-Teslim edilen araç gereç için zimmet belgesi (varsa),

- Geçici iş ilişkisinde işçinin rızasının alındığına dair yazı (varsa),

- Çalışma şartlarını gösterir belge (İş sözleşmesinde çalışma şartları yoksa),

-Çağrı üzerine çalışma sözleşmesi (Varsa),

- Takım Sözleşmesi (Varsa),

- Fazla çalışmada işçinin rızasının alındığına dair yazı (İş söz fazla çalışma hükümleri yoksa),.

- Denkleştirme çalışmasında işçinin rızasının alınması (Sözleşmede yoksa),

- Ücret kesme cezasının düzenlenmesi (Sözleşmede yoksa),.

- Yıllık ücretli izin kaydı,

- Gece çalışmalarında rapor,

- İş kazası ve meslek hastalığı bildirim formu, (İşçi iş kazası ve meslek hastalığı geçirdiyse)

-İş Sağlığı ve Güvenliği Kurulu kararları (İşçinin sağlık ve güvenliği ile ilgili müracaatı varsa ve işyerinde 50 kişiyi geçen işyerlerinde uygulanır),

- Ağır ve tehlikeli işlerde rapor (4857 sayılı Kanun’un 86. maddesine göre),

- Onsekiz yaşından küçük işçiler için rapor (İş Kanunu’nun 87. maddesine göre),

- Özürlü ve eski hükümlü çalıştırma (Özürlü için sakatlık raporu ve eski hükümlü için adli sicil kaydı)

-2 Adet Vesikalık Fotoğraf

 -Çalışma koşullarında değişiklik yazısı (İş Kanunu’nun 22. maddesine göre),

- Süreli fesih (İhbar bildirimleri),

- İş güvencesi hükümlerine ilişkin düzenlemeler (İş Kanunu madde 18 göre),

- Çalışma Belgesi, ibraname, istifa, feshe konu tutanaklar, SGK işten ayrılış bildirgesi vb.işçi

özlük dosyası, iş sözleşmesinin çeşidine bakılmaksızın çalışan her işçi için düzenlenmelidir.

   İş Kanunu’nun 104. maddesine göre, İş Kanunu’nun 75. maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline, 2009 yılı her dosya için, 1.012 TL para cezası uygulanacaktır. Buna göre işçi özlük dosyası bulunmayan işverenlerin özlük dosyası  hazırlamalarını,  eğer dosya varsa, eksikliklerinin tamamlanması gerektiğini önemle hatırlatırım.

Cevdet Akçakoca

Akçakoca Yeminli Mali Müşavirlik

Limited Şirketi